Как да подготвим лектор за реч на малко събитие?

 Често се случва в образователно или нетуъркинг събитие акцентът на цялата програма да е върху лекторите, тези, които говорят на участниците. Как тогава да управляваме качеството на събитието? Как да сте сигурни, че лекторът ще изиграе ролята си на 100% и ще ви помогне да постигнете целите на събитието?

За да ви се случват по-малко „неща“ и повече готини и контролирани изпълнения, ето няколко съвета:

1. Никога не е твърде рано да започнете преговори!

Времето за подготовка често се подценява и търсенето на говорител започва в последния момент, когато гостите вече са поканени, масата е подредена, баджовете са готови … но почакайте, ако лекторът е основната семантична сила на цялото събитие, тогава не трябва ли подготовката да започне с него?

Би било правилно да намерите интересен говорител, да измислите интригуваща тема с него  и участниците ще се излеят в тълпа. Но ако започнете да говорите с оратора няколко месеца преди събитието, той може да промени решението си, да се разболее, внезапно да напусне и тогава цялата подготовка ще бъде напразна.

„Златната среда“ да започнете да търсите спикера е  2-3 седмици, и по-добре да имате няколко човека, ако в случай на отказ, за да се застраховате.

2. Удобен начин за комуникация и за двамата

Важно е да се договорите как ще общувате с лектора по време на подготовката. За някой имейл кореспонденцията може да бъде удобна, някой предпочита да говори по телефона, някой не може срез лична среща. Дори когато избирате skype, си струва да изясните дали ще бъде удобно за човек да се обажда или да чати. И колко време има да говори.

Отделно се договорете как ще обменяте файлове, например презентация. За всеки случай, за да няма изненади. В края на краищата за някой Google Drive ще бъде нов, а някой няма акаунт в Dropbox. В същото време презентация с всички снимки или видеоклипове може да е твърде тежка за обикновена поща.

3. Посочете ясно целите и формата на събитието, взаимните очаквания

Започнете с това. Разкажете напълно и искрено какво искате да постигнете с това събитие. Какво ценят редовните ви участници в събитието. По време на подготовката се опитайте да обясните на оратора не само общия формат на събитието и типичната програма, но и да преговорите подробно целите на цялото събитие.