Menu
На този, който прекъсва своята работа или му пречат околните, за изпълнението на задачата му е необходимо значително повече време, отколкото на този, който е съсредоточил всички свой усилия изключително върху изпълнението на същия обем работа. Работата с прекъсвания изисква повече загуби на време, отколкото непрекъснатата съсредоточена работа за изпълнението на една и съща задача. Прекъсванията в работата изискват допълнителна загуба на време и усилия за съсредоточаване и навлизане в работата. Ако успеете да обедините изпълнението на няколко малки по обем, но сходни по характер задачи (напр. телефонни разговори, писма, обсъждания) в работни блокове, икономията на време ще бъде налице.
За изпълнението на особено важни задачи е необходимо да имате възможност да работите спокойно без нещо да ви пречи. Недопустимо е вратите на вашия кабинет да са отворени винаги и за всеки. Необходимо е да установите лични неприемни часове. Затова трябва да превключите телефона на секретарката, колегите или да ползвате телефонен секретар. Само, когато във вашето разписание се появи примеждутък от време, когато вие ще можете максимално да се съсредоточите и да постигнете най-голяма производителност и резултатност. На постъпилите в този период телефонни обаждания можете да им отговорите по-късно.
Една или друга работа се изпълнява за толкова време, колкото има в наличност. Почти всеки делови човек се оплаква от прекалено продължителните и малкорезултатни преговори. Можете да обсъждате всичко, което е необходимо, но не повече от един час. Това време е напълно достатъчно, зад а се изслушат всички гледни точки и приемат основните решения. Доста често деловите срещи се превръщат в говорилня, където шумът е много, а ползата малка. Често деловите срещи се назначават в 10 часа сутринта и обикновено продължават до обяд. Ако обаче се назначат в 11 часа преди обяд, те също така ще завършат до обяд, и резултатът им няма да бъде по-лош, а е възможно да е по-добър. Следователно трябва да се определят твърди времеви рамки за провеждане на преговори, съвещание и т.н. Времето е пари и ако последните постоянно се смятат, то загубите на време, имащи своя паричен еквивалент, рядко се взимат в предвид.
Никой не е в състояние да се справи с всички задачи, които трябва или би искал да свърши. Широко разпространено явление и проблем е стремежът да се свършат веднага прекалено много задачи. Само че денонощието е 24 часа и някои, за да могат да разтегнат своя работен ден прихващат в случай на крайна необходимост и част от нощта. Не забрашяйте, че стресът възниква не от това, което сме свършили, а от това, което не сме успели да свършим. Нас ни преследва мисълта, че не сме успели да завършим работата. Единствената възможност да се справим с потока задачи, делови срещи, преговори е ясното и еднозначно установяване на приоритети по системата АБВ, ориемтирайки се на постигане собствените цели и изпълнение на действително важните задачи. Благодарение на това ние можем по най-добър начин да използваме всеки ден, час и минута. Най-целесъобразно е пъво да се захванем със задачата, която е приоритет 1.
Италианският икономист Парето, открил, че само неголяма част от някакво количество представлява действителната ценност. Напр. 80% от оборота се постига благодарение на 20% от клиентите, или само 20% от текста на една статия съдържа 80% от информацията. Ако ние в работата си, на съвещанията се ограничим с това, което е действително важно, то използвайки само 20% от своето време ще получим 80% от резултата. Основната трудност се състои в умението ни точно да определим тези 20% определящи успеха.
Нито един делови човек, ценящ времето си не е длъжен да прави всичко сам. Задачите изпълнението, на които биха могли да поемат другите непременно трябва да изпълняват именно те. Който съвсем няма подчинени или сътрудници, с необходимата квалификация, трябва или да назначи подчонени със съответната подготовка, или да се погрижи за обучението на наличния персонал. Доколкото делегирането води след себе си значителна икономия на време, по-изгодно и по-евтино е да се ползват услуги извън фирмата-агентства, консултантски фирми и други. Съвременните условия на пазара се предлага всякаква квалифицирана помощ. Загубите при използването на платени услуги ще бъдат по-малко, отколкото загубите на работодателя за издръжката на нов щатен сътрудник.
Още А. Айнщайн е забелязал, че повечето хора харесват да цепят дърва, защото тук веднага след действието следва резултатът. Именно заради отдалечения във времето резултат на хората им е свойствено да отлагат изпълнението на големи и непрости задачи и да забавят тяхното изпълнение, с други думи да ги слагат в „дългото чекмедже”. Даже и най-гладният човек не е в състояние веднага да изяде цял бик, той може всеки ден да изяжда примерно 2 пържоли. Целите и проектите трябва също така да се разделят на малки порции и да се изпълняват в течение на достатъчно дълго време. Затова трябва всеки ден да се отделя за тази работа примерно 2 часа. При одтигането на първата промеждутъчна цел ще се разкрият и определени резултати, които ще ви мотивират в изпълнението на останалата част от задачите.
Като правило не липсват добри намерения, а само време да бъдат свършени. Причината е проста: тъкмо се захванеш за нещо запланувано и изведнъж е необходимо да проведеш непланирана делова среща, неочаквана продължителност на преговори. Възникнат непредвидени обстоятелства и тогава всичко замислено се отлага. Ако по-рано, напр. в началото на месеца в своя работен календар резервирате за изпълнението на своите начинания определени времеви блокове и ги възприемате като от рано планирани делови срещи и съвещания, подчертайте ги със същия цвят маркер, с който подчертавате всички важни задачи, то това психологически щи настрои на задължителното им изпълнение. Когато вие започнете в своя бележник да записвате сроковете на новите задачи, то неволно ще се спънете на предварително записаната и пропусната задача, което ще ви принуди да я пренесете по-късно. Това няма да се случи ако в календара отсъства или не е записана задачата. Само така можете да заставите себе си непременно да отделяте в своето разписание време за изпълнението на действително важните задачи. Записвайки А- задачите трябва задължително да ги допълнете с конкретни сведения т.е. цифри, дати и факти. Когато сроковете трябва да се съгласуват и с други, то договорките задължително трябва да се вземат в предвид и другите задачи да се съобразяват с тях.
Публикацията е видима само за потребители, които са влезли в своя профил.
