Menu
Пресконференцията е специална дейност, посветена на пряк вербален контакт между обект на PR и представители на средствата за масова информация. Същността и целта на пресконференцията е да се предостави на журналистите необходимата информация за определен информационен случай, да се съобщят важни новини и да се отговори на въпроси, които ги интересуват.
На този етап се набляга на уникалността на конференцията: измислят се основните “теми”, оригиналната украса на залата, сувенирите за журналистите и т.н. в стилистиката на пресконференцията. С други думи, формира се цялостната концепция за събитието. При разработването на специфичните характеристики на пресконференциите трябва да се вземат предвид препоръките/желанията на хората, отговарящи за телевизионните медии: така че картината за телевизионните камери да изглежда добре и разбираемо. Препоръчителен краен срок: поне 2 седмици преди събитието!
Вашият фирмен бюлетин трябва да съдържа поне две съобщения за предстоящото събитие преди пресконференцията, като се посочват уникални и интересни подробности, уточняват се ораторите (ако са известни), посочват се мястото и часът на пресконференцията, както и данните за контакт с ръководителя на пресслужбата, който отговаря за акредитацията. Добре разположеното и добре рекламирано съобщение за пресата също ще помогне да се гарантира, че журналистите ще присъстват на вашата пресконференция. Препоръчителен срок: поне 3 седмици преди събитието.
Задължителна част от този етап е инспекция на място и проверка на местното техническо оборудване и функциониране, необходими за качествена пресконференция (светлина, звук, необходимия брой микрофони и тяхното функциониране, екрани, достатъчен брой столове, наличие на стая/място за ексклузивни интервюта, работещи контакти, пътища за движение, разположение на ВИП и прес зоните, охрана и т.н.). Препоръчителен срок: поне 1 седмица предварително, 1 ден проверка. В случай на липса на необходимото оборудване на обекта в рамките на една седмица ще имате време да поръчате всичко от друго място. В този момент (по някаква причина се получава така) не трябва да забравяте да организирате и бюфет.
Поканата към журналисти за пресконференция започва с телефонно обаждане и едва след това се изпраща писмена информация. Когато са поканени журналисти, се изпращат съобщението, прессъобщението и снимките на PR материала. Трябва да се включат и подробности за това как да стигнете до мястото на пресконференцията, както и карта с указания за шофиране и място за паркиране. Препоръчителен срок: поне 5 дни предварително. Структуриран списък на акредитираните медии (в таблица на Excel: име, фамилия, публикация, контакти) е полезен. Списъкът трябва да бъде азбучен (подреден по име или публикация). Трябва да има отделна колона за прессъобщения (съобщения, постфактум и др.). Препоръчителен краен срок: не по-късно от 1 ден предварително.
На този етап не трябва да забравяте да подготвите и пакет за пресата. Тя (за предпочитане в отделна папка) трябва да съдържа следните материали (могат да варират в зависимост от ситуацията):
В деня преди конференцията отговорният за пресата мениджър провежда обща среща с всички участници в конференцията от страна на организаторите. На срещата се обсъждат сценарият на пресконференцията, дрескодът, задълженията на всеки служител, работещ на събитието, и времето за пристигане на мястото на конференцията.
Тук се назначава и лицето, което отговаря за работата с микрофоните. Дават му се ясни инструкции как и какво да прави (да зададе въпроса на кое издание, какъв въпрос и т.н.). Назначава се и човек, който да следи за разположението на фотографите (те трябва да са на поне 2 метра от ораторите).Списъкът с ексклузивните интервюта трябва да е готов много преди конференцията, и най-важното – “ексклузивните интервюта” трябва да са с ясно определено време! Сред отговорните лица трябва да бъдат и хората, които ще отговарят за достъпа до различните зони, включително съблекалните.
Струва си да не забравяте за дребни детайли, като например табелки с имената и длъжностите на ораторите и баджове. Препоръчителен срок: 1 ден предварително.
Упражнявайте се да изготвяте съобщения за пресата, да позиционирате, да говорите и да отговаряте на въпроси. Препоръчителна времева рамка: поне от подписването на съобщението за пресата.
Всички, които участват в събитието (ръководството, говорителите, отговорникът за пресата, техническите лица и т.н.), трябва да разполагат с актуален план за пресконференцията по време на репетицията. По правило подобни “тестови събития” позволяват да се открият слабите места в организацията, след което всичко може да бъде отработено и коригирано. Препоръчителен срок: 1,5-2 часа преди пресконференцията.
Публикацията е видима само за потребители, които са влезли в своя профил.
