Девет етапа на подготовка за презентация

От време на време всеки трябва да провежда срещи и презентации. Няма нищо по-лошо от това мениджър да мърмори и да заеква несигурно, докато говори с група. Поставянето на цели ще ви помогне да обмислите въпросите и да изясните какво трябва да включите в презентацията си. С подходящо обучение всеки мениджър може успешно да провежда бизнес презентации. Помислете за алгоритъма на процеса на разработване на презентация, който се състои от девет етапа. Парадоксално е, но трябва да се започне от края.

Ръководство за планиране на презентация

• Определете цели. Определете каква е целта на презентацията.
• Решете как ще завършите презентацията си. Нека публиката има храна за размисъл.
• Измислете начало. Грабнете вниманието на аудиторията си от самото начало.
• Помислете за останалата част от съдържанието на презентацията. Нека структурата му е логична и ясна за разбиране.
• Повече огън. Поддържайте интереса на аудиторията си през цялата презентация.
• Създайте визуални помощни средства. Хората възприемат по-добре слуховата информация, подкрепена от видеопоследователност.
• Фокусирайте се върху публиката. Създайте впечатление, че презентацията е създадена специално за тази аудитория.
• Подгответе бележки. Опитайте се да гледате бележките си възможно най-малко.
• Повторете още веднъж. Колкото повече повторения, толкова по-добра е презентацията и толкова по-уверен е презентаторът.

Първа стъпка: Поставете си цели

Започнете с ясна идея за презентацията. Каква е нейната задача? Нещо, което да убеди публиката? Информирате? Инструктирате? Вдъхновявате? Помислете за аудиторията, за която е предназначена презентацията. Хората трябва да знаят, че презентацията е важна и полезна за тях. Поставянето на цели ще ви помогне да обмислите тези въпроси и да изясните какво трябва и какво не трябва да бъде включено във вашата презентация.

• Каква е целта на презентацията? За кого е?
• От какво ще се състои? Каква реакция искате от публиката?
• За да искате аудиторията да обърне внимание на вашата презентация, трябва да има някаква причина. Какво ще даде тя на хората? Какви ползи ще получат, ако ви слушат?
• Какво е съдържанието на презентациите? Какви са вашите източници на информация? Колко време ще продължи презентацията?

Стъпка втора: Решете как ще завършите презентацията си

Парадоксално е, но трябва да се започне от края. Защо? Защото завършването е най-важната част от една презентация. Повечето хора ще го запомнят най-добре. Основната част от презентацията е нейното завършване. Цялото му съдържание трябва да е насочено точно към успешен край и е по-добре да го обмислите от самото начало. Как можете да завършите презентация?

• Щастлив край. Посочвате ползите и предимствата и заключавате, че вашият продукт, услуга или програма е по-добра от всички останали.
• Най-доброто лекарство. Показвате как функциите и/или особеностите на вашия продукт, услуга или програма ще позволят на вашата аудитория да избегне проблеми, да елиминира риска и да постигне целите си.
• Последен изпит. Накрая обобщавате всяка от основните точки на презентацията и показвате защо всяка от тези точки удовлетворява нужда или решава проблем.
• Примерен случай. Вие разказвате история, най-вече от вашия личен опит или този на вашата организация, която идеално илюстрира всички точки на вашата презентация.
• Емоционална завършеност. Довеждате слушателите си до такова състояние, че те са готови да скочат от местата си от радост или да започнат да вадят носни кърпички и да бършат сълзите. Емоционалният край не трябва да е силен или неистов, но трябва да е силен и да има силно въздействие върху публиката.

Стъпка трета: Измислете начало

Следващата по важност част след края е началото и най-важното – първите две минути. Или ще завладеете публиката от самото начало, или веднага ще я загубите. Освен това доброто начало помага на неопитен оратор да се чувства по-уверен. Провокативен въпрос, житейска история, някои факти или статистика, споменаване на последни новини или известен цитат може да бъде добро начало.