Все по-голяма част от комуникацията ни се осъществява онлайн. Изключение не прави и бизнес кореспонденцията. И докато в личното общуване можем да си позволим да правим правописни грешки, да използваме неофициална лексика и стикери, то в бизнес комуникацията нещата са много по-сложни. За да не допускате груби грепки и да не проваляте сделки с нелепи имейли, сме ви подготвили няколко съвета как да общувате чрез различните онлайн платформи.
E-mail
Въпреки разпространеното мнение, че електронната поща вече не се използва активно и е заменена от месинджърите, вече близо 40 години тя остава ефективен начин за бизнес комуникация. Това се дължи на нейния официален характер, който има своите изисквания и специфики:
- Тема. Изключително неприятно е да получите писмо, в което е посочено само името на подателя. Не забравяйте да попълните полето за тема. Тя трябва да съответства на съдържанието на текста.
- Поздрав и обращение. Разбира се, ако става дума за официална кореспонденция, обръщението трябва да бъде формално: “Добър ден, Иван…”, “Здравейте, господин Иванов…”. Ако пишете писмо до адресат за първи път, има смисъл да се представите в няколко реда. Направете описанието кратко, но вежливо.
- Съдържание. Писмото обикновено има две цели: да информира за нещо или да предложи нещо. В първия случай трябва да изложите ясно посланието си по кратък, но информативен начин. Ако пък искате нещо от човека, на когото пишете, писмото ви трябва да съдържат ясен призив за действие. Понякога изпращачът смята, че молбата му се подразбира, но писмото трябва задължително да включва вашето желание.
- Подпис. Това е задължителен елемент на писмото. Може да завършите имейла си с класическото – “С уважение, …”. В този блок можете да включите и допълнителни контакти, ако желаете да общувате по други канали.
И, разбира се, не забравяйте за печатните грешки. Преди да изпратите имейл, препрочетете го внимателно и поправете всички появили се.
Месинджъри
Месинджърите имат няколко предимства пред електронната поща. Те са по-удобни, по-бързи, включват по-малко формален стил на комуникация и позволяват бърз обмен на файлове. Но ползите от тях са свързани с определени ограничения:
- Краткост. Месинджърите, за разлика от електронната поща, са предназначени за незабавен обмен на информация. Затова посланията ви трябва да са възможно най-кратки и смислени.
- Неотложност. Използвайте месинджъри, когато имате нужда от спешен отговор и не можете да чакате, докато дойде вашият ред да изпратите имейл. Уважавайте времето на другите и пишете за това, което е наистина важно.
- Емотикони. Не ги използвайте в бизнес кореспонденцията. На първо място, защото не знаете как ги тълкуват другите хора. Ако все пак трябва да предадете емоция, избирайте емотиконите много внимателно.
- Грешки. Ако не пишете на близък приятел, все пак е добре да препрочетете текста, преди да го изпратите. Понякога не вие, а автоматичната корекция е виновна за грешките.
- Аудиосъобщения. Не ги използвайте. Предимството на текстовото съобщение е, че може да бъде прочетено при всякакви условия. Докато слушането на запис понякога е трудно и съобщението ви може просто да бъде забравено.
- Подражавайте на събеседника си. Обикновено няколко съобщения са достатъчни, за да се разбере стилът на събеседника. Ако иминирате начина му на комуникация, това ще улесни разговора и ще повиши разбирането.
Освен това никога не очаквайте незабавен отговор. Въпреки че месинджърите са по-оперативни от имейлите, не очаквайте незабавни отговори. Човек ще прочете съобщението и ще отговори на него в удобно време.
Телефонни обаждания
Съдържанието е заключено!
Публикацията е видима само за потребители, които са влезли в своя профил.
